Учебные отпуска предоставляются работникам, как обучающимся, так и поступающим в образовательные учреждения.

Образовательные учреждения, в которых работники обучаются, должны иметь государственную аккредитацию. При этом организационно-правовая форма образовательных учреждений значения не имеет. Работникам, совмещающим работу с обучением в образовательных учреждениях, не имеющих государственной аккредитации, также могут быть предоставлены учебные отпуска, но такая возможность должна быть предусмотрена в коллективном или трудовом договоре.

Учебные отпуска предоставляются при получении образования соответствующего уровня впервые. Поэтому если работник по своей инициативе получает, например, второе высшее образование, то работодатель может отказать ему в предоставлении учебного отпуска. Однако из этого правила есть исключение. Так, учебный отпуск может быть предоставлен работнику, уже имеющему профессиональное образование соответствующего уровня, в случае если на обучение его направил работодатель в соответствии с трудовым договором или соглашением об обучении, заключенным между работником и работодателем в письменной форме.

Работнику, обучающемуся одновременно в двух образовательных учреждениях, учебный отпуск предоставляется по его выбору только в связи с обучением в одном из этих образовательных учреждений.

Продолжительность учебного отпуска может быть разной. Она зависит от целей предоставления отпуска (вступительные испытания, сдача итоговых государственных экзаменов и др.) и формы обучения (заочная и очно-заочная (вечерняя)).

Учебные отпуска предоставляются как с сохранением за работником заработной платы на время отпуска, так и без сохранения. Это зависит от цели предоставления отпуска (ст. 173-176 ТК РФ).

Для предоставления учебного отпуска необходимо подать работодателю:

1)             Заявление.

2)             Справка-вызов. Она выдается учебным заведением (форма утверждена приказом Минобразования России от 13.05.03 №2057). В справке-вызове указывается основание для учебного отпуска и срок, на который должен предоставляться отпуск.

Заявление нужно подать до начала срока, указанного в справке-вызове. В случае, если заявление подается после начала периода сессии, указанного в справке, у работодателя не возникает обязанности по предоставлению учебного отпуска, и следовательно, его оплате.

На основании заявления и справки-вызова издается приказ о предоставлении учебного отпуска. Такой приказ составляется по унифицированной форме № Т-6 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). В нем следует указать номер и дату составления приказа, табельный номер, ФИО, должность работника, структурное подразделение, в котором он работает. Приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом. С данным документом необходимо ознакомить работника под подпись.

В раздел VIII личной карточки работника (унифицированная форма № Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) вносится запись о том, что отпуск является дополнительным с сохранением среднего заработка или без сохранения заработной платы, в скобках указывается общераспространенное название данного вида отпуска - "учебный". Также указываются периоды работы, количество календарных дней, даты начала и окончания и основание отпуска (реквизиты приказа о предоставлении отпуска).